オフィス移転は実は半年ほどかかることをご存知ですか？
これからオフィス移転をする方のために
準備から移転までの流れをお伝えしていきます。
オフィス移転で必要なことや流れを知りたい方は必見です。
オフィス移転までのおおまかなスケジュール
オフィス移転は準備から実行までに約半年かかるといわれています。
なのでスケジュールをしっかり立てて念入りな準備をしてオフィス移転しましょう。
ではオフィス移転の大まかな流れをお伝えしていきます。
最初にすること
- オフィス移転の計画立案
- 現在のオフィスの解約予告
- 現状回復の確認
- 次のオフィスの移転先選定
5か月前にすること
- 新しいオフィスの物件探し
- 引っ越し業者などの選定
- 内装とレイアウトの検討
3～4か月前にすること
- 椅子と机など備品を決め、購入依頼する
- 現オフィスの物品を整理する
- オフィス移転のスケジュール詳細を決める
- 工事手配
2か月前にすること
- 移転前の書類届け出
- 内装工事着手
- 関係各位にオフィス移転の挨拶
1か月前にすること
- 現状回復工事依頼
- 移転に伴う引っ越し最終チェック
引っ越し当日にすること
- オフィス移転引っ越し作業
以上がオフィス移転の流れになります。
大体６か月間のスケジュール感なので計画的に動きましょう。
オフィス移転の目的をしっかりとさせる
オフィス移転は一番初めに移転の目的をはっきりさせましょう。
「業務効率改善」「快適なオフィスが欲しい」「おしゃれにしたい」など
何のために移転するのか、コンセプトや目的を明確にすることが大切です。
目的が決まってないといざ新しいオフィスになっても仕事がやりづらくなったり、前のオフィスは良かったのに…と社員の不満につながることもあります。
まずは目的をしっかりとさせましょう。
移転するオフィスの条件に優先順位をつけていく
ではオフィス移転の目的が決まったらその目的に沿った予算や立地を決めていきます。
主な条件は以下のようなもの。
- 立地
- 予算
- オフィスの面積
- レイアウト
- 内装の雰囲気
など、目的に合わせて条件に優先順位をつけます。
条件に優先順位をつけておけば、物件を探す際に何を優先すればいいかわかります。
現オフィスの退去予告と原状回復の打ち合わせ
オフィス移転が決まったら現状のオフィスを退去することを管理会社やオーナーに予告しましょう。
解約予告をする期間はオフィス面積によって違います。
- 30坪以上/6か月前
- 10～30坪/3か月前
- 10坪以下/2～3か月前
- マンションなど/1~2か月前
上記が一般的な機関です。
ただ、契約によっては解約予告期間が坪数によって違う可能性があるので契約書を確認しておきましょう。
予告をしてから受理されるとキャンセルができないので注意です。
原状回復の打ち合わせ
オフィス退去する時は物件を元の状態にする「原状回復工事」が義務付けられています。
原状回復工事の流れは
- 業者を探し、工事依頼をする
- 依頼する業者、管理会社、オーナーと原状回復が必要な箇所を確認する
- 工事の必要範囲を確認後、工事費の見積もりを依頼
となります。見積もりは業者、管理会社と確認しながらしっかりと打ち合わせをすることが大事です。
次のオフィスのプランニング
次のオフィスのレイアウトを決め、必要な椅子、机、機器を準備しましょう。
物件を決めてからこの作業をすると無駄なスペースが発生したりと問題が起きることもあります。
なのでこの作業は必ず、物件を決める前に行うことをおすすめします。
次のオフィスの物件を探す
新しいオフィスの物件は事前に決めた条件をもとにさがしていきます。
立地条件は最寄り駅から近いか、銀行や郵便局、飲食店が多いことなどを考慮します。
オフィス面積は従業員一人につき約2.5坪必要になります。
賃料は一般の物件とは違い高額になることもあるので注意です。
あとは設備や駐車場の有無を確認しておきましょう。
オフィスレイアウトを決める
新しいオフィスが決まったら具体的にオフィスのレイアウトを決めましょう。
会議室や休憩室などをどこにするか考えていきます。
どんなオフィスにするのか決まったら引っ越し業者を確定させましょう。
電気やネットワーク工事などが同時進行で進むのでオフィス移転に強い業者がおすすめです。
費用重視で選ばないようにしましょう。
引っ越し業者が決まればオフィス移転作業の詳細を決めていきます。
オフィス移転のスケジュール感を引っ越し業者と詰めていきましょう。
新オフィスへ引っ越し
いよいよ新オフィスへ引っ越します。
オフィス移転作業を開始したら取引先へ案内を順次発送していきます。
無事にオフィス移転が完了したら公的機関に住所変更の届け出をしましょう。